Quais os procedimentos necessários que a unidade demandante precisa para realizar uma aquisição ou contratação?
Para aquisição via pregão eletrônico a UNIDADE DEMANDANTE deverá adotar os seguintes procedimentos:
- Cadastrar Processo Eletrônico no SIPAC;
- Preencher o Documento de Formalização de Demanda (modelo disponível no SIPAC);
2.1. Indicar os nomes de no mínimo 02 (dois) servidores da unidade demandante, com conhecimento técnico acerca do objeto a ser adquirido (ou mais dependendo da complexidade do objeto) para compor a equipe de planejamento da contratação;
- Anexar ao processo arquivo que comprove que todos os itens a serem adquiridos/contratados estão incluídos no sistema PGC para aquisição no exercício pretendido.
3.1. Caso não esteja incluído no PGC, a unidade deverá justificar e solicitar autorização para aquisição/contratação a REITORIA.
3.2. Caso autorizado, a UNIDADE DEMANDANTE deverá realizar o cadastramento no PGC, justificando a falta de cadastramento anteriormente.
- Encaminhar o processo ao DEPAG e solicitar a indicação de 01 (um) servidor para orientar a equipe técnica da unidade demandante, bem como realizar a emissão de portaria da equipe de planejamento da contratação.
4.1. A função do servidor indicado pelo DEPAG será de orientação, cabendo aos membros equipe da UNIDADE DEMANDANTE, a execução das tarefas.
Quais as atribuições da Equipe de Planejamento?
Equipe de planejamento, vai executar os atos necessários de planejamento da contratação/aquisição, após emissão da portaria. Essa equipe deverá:
- Definir e/ou revisar a especificação dos itens a serem adquiridos, evitando descrições muito genéricas que não definam claramente o objeto e impossibilitem ou prejudiquem o processo de cotação;
- Elaborar o Estudo Preliminar (modelo disponível no SIPAC ou https://www2.unifap.br/depag/equipe-de-planejamentos-docs/;
- Elaborar o Mapa de Análise de Riscos, disponível no endereço eletrônico https://www2.unifap.br/depag/equipe-de-planejamentos-docs/;
- Realizar a Cotação de Preços dos materiais e elaborar o Mapa de Cotação de Preços (modelos disponíveis no endereço eletrônico https://www2.unifap.br/depag/;
- Documentos que comprovem o contato e a cotação do fornecedor (Ex.: Formulário de cotação de preços preenchido e assinado pelo fornecedor, e-mails trocados com o fornecedor, ofícios encaminhados aos fornecedores, relatório do Banco de Preços, telas de compra de sites de venda constando valor do item e frete etc.)
- Elaborar o Termo de referência disponível no endereço eletrônico https://www.gov.br/agu/pt-br/composicao/cgu/cgu/modelos/licitacoesecontratos.
Quais os principais documentos elaborados para um processo de contratação/aquisição?
Os principais documentos são:
- Documento de formalização de demanda;
- Estudo Técnico Preliminar;
- Mapa de Gerenciamento de Riscos;
- Cotação de Preços;
- Mapa de Cotação;
- Termo de Referência ou Projeto Básico;
Esses documentos estão disponíveis no endereço eletrônico https://www2.unifap.br/depag/equipe-de-planejamentos-docs/ .
Quem é responsável por elaborar o edital de licitação?
A minuta do edital de licitação é elaborada por servidor vinculado à divisão de material (DIMAT) ou ao Departamento de Administração Geral (DEPAG),
Existe algum documento de orientação ou modelos de documentos para auxiliar a equipe de planejamento? Onde encontrá-los?
Sim, para orientá-los temos a cartilha para aquisições que pode ser acessada por meio do link:
Os modelos de documentos (Documento de formalização de demanda, Estudo Técnico Preliminar, Mapa de Gerenciamento de Riscos, Cotação de Preços, Mapa de Cotação, Termo de Referência ou Projeto Básico) podem ser acessados também pelo link:
https://drive.google.com/drive/folders/1O-2rSLu4Kzw530t2XI2QxTGvfMXJc8XG
Como faço solicitação de manutenção (serviços de instalações elétricas, serviços de refrigeração e serviços de reparo civil) na UNIFAP?
Através do acesso ao sistema SIPAC no ícone “Portal Administrativo”, depois na aba “Requisições” e seguindo para “Infraestrutura”, “Manutenção” e “Cadastrar Requisição”.
Onde estão localizados “os achados e perdidos” na UNIFAP?
No prédio da Prefeitura, na Sala de Vigilância. Para retirada do objeto, documento e outros, o
responsável deverá apresentar documento de identificação com foto, e documento que comprove a propriedade do objeto, se for o caso.
Como consigo acesso à planta baixa das edificações existentes na UNIFAP?
Através de documento, encaminhado para o e-mail da secpref@unifap.br, que será analisado e respondido pela Divisão de Meio Físico.
Como consigo autorização de acesso a UNIFAP em domingos e feriados para atividades laboratoriais e/ou pesquisa?
Através de solicitação via memorando eletrônico, no sistema SIPAC, encaminhado pela respectiva unidade administrativa/coordenação de curso do solicitante, informando também o nome do professor, discente ou servidor técnico responsável pela atividade ser desenvolvida nos domingos e/ou feriados.
Onde encontro os editais de licitações da UNIFAP?
Todos os editais publicados pela UNIFAP podem ser encontrados no endereço eletrônico http://www.unifap.br/editais-lic/